Jeżeli chcemy zorganizować wyjazd służbowy, to najważniejsze jest wykonanie kilku kluczowych rzeczy. Najczęściej przygotowania zaczynają się wiele tygodni lub nawet miesięcy wcześniej. Nie da się tego zrobić w kilka godzin. Jeżeli chcemy pojechać w delegację do potencjalnego klienta, należy najpierw nawiązać kontakt i zbudować relację, tak aby dwie strony wyraziły zainteresowanie spotkaniem. Po akceptacji terminu wizyty w siedzibie nowo poznanego kontrahenta należy dograć kilka istotnych rzeczy związanych z oczekiwaniami klienta oraz samym wyjazdem. Przyjrzyjmy się zatem jakie są obowiązkowe elementy które trzeba wykonać aby wyjazd służbowy okazał się sukcesem.
Budowanie bazy klientów
Jeżeli chcemy sprzedawać swoje towary oraz usługi, to na początek musimy posiadać bazę klientów z którymi będziemy mogli się spotkać i porozmawiać o naszej ofercie oraz wzajemnej współpracy. Bardzo rzadko przytrafia się sytuacja w której po kilku telefonach mamy już nawiązaną relację i możemy rozpoczynać robienie interesów. Zazwyczaj wygląda to tak, że należy wysłać kilkaset ofert i wykonywać dziennie kilkadziesiąt telefonów. Wówczas spośród kilku lub kilkunastu firm, które zwrócą uwagę na naszą ofertę, wyłonią się te z którymi rozpoczniemy rozmowy o potencjalnej współpracy. Jeżeli otrzymamy pozytywną reakcję, to następnym krokiem będzie możliwość zorganizowania spotkania twarzą w twarz. Oczywiście można robić interesy na odległość, jednak handel polega na relacjach i łatwiej robi się interesy z osobami które znamy lepiej, a szczególnie osobiście.
Planowanie spotkań i wyjazdu
Jeżeli potencjalni klienci wyrazili chęć spotkania, wówczas należy odpowiednio zaplanować wyjazd. W momencie gdy jest to wyjazd zagraniczny, musimy mieć świadomość geografii kraju do którego się wybieramy. Należy ocenić jak wygląda komunikacja miejska i drogowa. Jeśli wybierzemy podróż samochodem, to musimy obliczyć odległości i czas jaki nam zajmie przejazd od jednego klienta do drugiego. Lepiej pomyśleć odpowiednio wcześniej i nie spóźnić się, ponieważ jest to nieeleganckie. Ktoś poświęca nam swój cenny czas i trzeba to uszanować. Będąc punktualnym pokazujemy że szanujemy drugą stronę i traktujemy poważnie. Jest to jedna z podstawowych zasad biznesu. Oczywiście mogą zdarzyć się nieprzewidziane sytuacje np. korki, wypadek, opóźnienia pociągu lub objazdy o których nie było żadnych informacji wcześniej. Wtedy należy zadzwonić, przeprosić i poinformować o opóźnieniu. Jest to w dobrym tonie i najczęściej nikt nie ma nam tego za złe. Wystarczy zatelefonować i podać przyczynę opóźnienia. Zdarzyć się może że jedno spotkanie będzie toczyło się dobrze i się zwyczajnie przedłuży. Trzeba na to brać poprawkę i dać większy bufor czasowy pomiędzy spotkaniami. Gdy nawigacja pokazuje że planowo pokonamy trasę w 2 h – dodajmy do tego przynajmniej 30 dodatkowych minut. Zaoszczędzi nam to niepotrzebnego stresu i obawy przed spóźnieniem do kolejnego klienta.
Zaplecze finansowe i noclegowe
W sytuacji gdy wyjazd będzie trwał kilka dni, warto zastanowić się wcześniej nad miejscem noclegu i jakie fundusze będą nam niezbędne do płynnego odbycia podróży. Trzeba przeliczyć ile pieniędzy będziemy musieli wydać na miejscu na różnego rodzaju rzeczy, jak paliwo, transport miejski, jedzenie i hotele. Dobrze jest mieć ze sobą zarówno gotówkę, jak i karty walutowe. Jeżeli masz tylko jedną kartę, ryzykujesz że zostanie odrzucona i nie będziesz mógł dokonać płatności. Jest to dość ryzykowne w obcym kraju. Czasami można płacić tylko kartą, a niekiedy wyłącznie gotówką. Dobrze jest być przygotowanym na różnego rodzaju sytuacje. W momencie jeśli nie jest się pewnym miejsca dokładnej godziny pobytu a danym miejscu, można korzystać z internetowych serwisów rezerwacji jak booking.com. W bardzo łatwy sposób można zarezerwować sobie hotel, leczy istnieje ryzyko że będą już w większości wykupione miejsca noclegowe w pokojach. Choć dzięki dokonywaniu rezerwacji na ostatnią chwilę możemy dużo mniej zapłacić za pobyt. To już nasz wybór jak postąpimy.
Możemy być przygotowani na różnego rodzaju warianty, a i tak różne sytuacje mogą nas zaskoczyć w podróży służbowej. Nic nie zastąpi jednak dobrego przygotowania i wyprzedzenia rzeczy które mogą się zdarzyć. Im lepiej się przygotujemy tym łatwiej nam będzie przebiegać wyjazd. Dobrze jest zabezpieczyć się przed niepożądanymi sytuacjami i oczywiście być elastycznym gdy coś się nagłego wydarzy. Życzę wszystkim owocnych i bezproblemowych podróży służbowych.
