Pozornie mogłoby się wydawać, że komunikacja jest prostym i łatwym zadaniem. Jednak liczne przypadki wpadek firm i instytucji pokazują, że jest to nie lada wyzwanie i potrzebna jest odpowiednia wiedza, jak to robić właściwie. Wymagane są do tego odpowiednie kompetencje i narzędzia. Wszystko to ma na celu skuteczne i klarowne przekazywanie informacji, kluczowych i newralgicznych komunikatów. Dzięki temu można budować pozytywny i rzetelny wizerunek oraz wpływać na postrzeganie przez otoczenie. Pomoże to również w zwiększeniu zaufania i rentowności firmy lub skuteczność działania. Przyjrzyjmy się zatem, z czym wiąże się odpowiednie komunikowanie przekazu wewnątrz i na zewnątrz danej organizacji.
Poważne traktowanie komunikacji
Jak można gołym okiem zauważyć, nadal powszechnie pokutuje przekonanie, że komunikacja jest robiona naturalnie i nie trzeba przecież poświęcać jej wiele uwagi. Jest to bardzo poważny błąd i może on kosztować mnóstwo stresu, pieniędzy oraz utratę reputacji. Nieostrożne podejście do przekazywania informacji, może być destrukcyjne i przysporzyć wielu problemów. Zarówno wewnątrz organizacji jak i na zewnątrz, powinno się stosować przemyślane procesy z tym związane. Kluczem jest klarowne porozumiewanie się pomiędzy pracownikami i branie odpowiedzialności za bieżącą i skuteczną komunikację. Trzeba uczulać ludzi, że niewłaściwe słowa i sformułowania, mogą przyczynić się kryzysu wizerunkowego. Warto dwa razy zastanowić się nad tym, co wychodzi z ust danej osoby lub skrzynki pocztowej lub innego narzędzia stosowanego w danej firmie czy instytucji. Należy serio potraktować to co się mówi i pisze, tak aby zaoszczędzić sobie niepotrzebnych kłopotów.
Profesjonalista na stanowisku rzecznika prasowego
Duża organizacja powinna posiadać kompetentnego rzecznika prasowego, który jest odpowiedzialny za profesjonalne formułowanie komunikatu i przekazywanie go w rzetelny i niedający pola do interpretacji sposób. W trakcie swojej wypowiedzi lub sporządzenia pisma, nie może pozwolić sobie na luźne myśli i niedopowiedzenia. Wszystko musi być dokładnie przemyślane, łącznie z interpunkcją, która jak wiemy, również może sporo namieszać i trzeba będzie się tłumaczyć z tego, co autor miał na myśli. Dlatego tak istotne jest posiadanie na stanowisku rzecznika prasowego, osoby z doświadczeniem i potrafiącej wypowiadać się jasno i zwięźle – bez owijania w bawełnę i lania wody. Inwestycja w taką osobę będzie nieoceniona i bardzo ważna dla wizerunku każdej organizacji – bez względu na profil działalności.
Wpadki i problemy
Nawet najrzetelniejsza i pilnie strzegąca swojego dobrego wizerunku firma, nie będzie w stanie uchronić się przed kryzysem wizerunkowym. W organizacji w której pracuje kilkaset lub kilka tysięcy osób, może wydarzyć się wiele nieprzewidzianych sytuacji. Co jest najgorsze w momencie gdy rozleje się mleko i będzie trzeba mierzyć się z krytyką? To że chowa się głowę w piasek, unika się kontaktu z mediami i nie ma żadnej reakcji ze strony organizacji. Za każdym razem powinno się stawić czoła problemowi, przeprosić lub merytorycznie wyjaśnić zaistniałą sytuację i odeprzeć zarzuty – jeśli okażą się nieprawdziwe. Najważniejsze jest wystosowanie klarowanego i rzetelnego komunikatu, bez względu na zaistniałą sytuację, nie ważne jak trudna i bolesna by była. Czasami wystarczy zwykłe słowo przepraszam, jeśli się zawiniło lub przedstawienie konkretnych dowodów na swoją niewinność. Jednak i pod tym względem jest w wielu firmach i instytucjach wiele do zrobienia. Warto nad tym popracować i oszczędzić sobie niepotrzebnych wpadek, oskarżeń i problemów.
Podsumowanie
Komunikacja jest sztuką i powinna zajmować się nią kompetentna osoba lub cały sztab ludzi znających się na tym zagadnieniu. Ilość wpadek jakie obserwujemy wśród znanych osób, korporacji i innego rodzaju organizacji jest wręcz przytłaczająca. Co chwilę ktoś mierzy się z kryzysem wizerunkowym i nieustannie publikowane są niefortunne i nieprofesjonalne oświadczenia lub w niektórych przypadkach ich zwyczajnie brakuje. Pozornie sprawa jest prosta, wystarczy przekazać komunikat. Jednak trzeba to zrobić w odpowiednim czasie, we właściwy sposób oraz przy pomocy właściwie przygotowanego komunikatu. Komunikacja jest dziedziną, która nie daje zbyt dużego marginesu błędu, wystarczy źle dobrać słowa lub niewłaściwie zaintonować swoją wypowiedź i skandal gotowy. Dlatego tak istotne jest zadbanie o fachową komunikację i posiadanie odpowiednich ludzi, którzy się tym dobrze zajmą.
