Wiele osób narzeka, że mają tyle obowiązków w pracy, że nie są w stanie ich wykonać w ośmiogodzinnym czasie pracy. Ciągle muszą zostawać po godzinach i zabierać ją do domu. Po drugiej stronie mamy osoby, które zawsze mają wszystko wykonane na czas, nigdy nic nie zabrały do domu i nie spędziły minuty więcej za biurkiem niż jest to konieczne. Jak to możliwe, że są aż tak skrajne przypadki? Dobra organizacja pracy jest tu kluczowa oraz pewne nawyki o których Wam dzisiaj powiem.

Planowanie dnia

Wiele osób nie planuje sobie zadań. Przychodzi do pracy i zaczyna się zastanawiać co powinni dzisiaj wykonać. Nie prowadzą notatek i ciągle szukają informacji po mailu, sprawdzają jakie są zadania i kto je zlecił. Po dwóch dniach już nie pamiętają co wykonali i weryfikują – czy jeszcze mają coś  do zrobienia czy już to ogarnęli. Tracimy na tym masę czasu, zamiast wykonywać swoje obowiązki, szukamy i zastanawiamy się od czego by tu zacząć. Jeżeli tak masz musisz to od dzisiaj zmienić. Dobrze zorganizowany dzień pozwala na zwiększenie wydajności.

Podział obowiązków 

Muszę zrobić to sam! Jeśli komuś to oddam, to na pewno będę musiał to poprawiać. Jeśli chcesz aby coś było dobrze zrobione – to zrób to sam! – przestań w końcu tak myśleć. Prace należy delegować i dzielić pomiędzy zespół, nigdy nie rób wszystkiego sam. Po to buduje się zespół ,aby każdy w nim realizował swoje zadania. Jeżeli uznasz, że praca jest wykonana źle, to należy wrócić ją pracownikowi z opisem co ma poprawić. Po jakimś czasie będzie wiedział ,jakie są nasze oczekiwania, a praca będzie wykonywana wzorowo, tylko należy dać szansę naszym współpracownikom.

Nadawanie rang 

Nie każda praca do wykonania jest tak samo ważna lub ma ten sam termin jej wykonania. Musimy nauczyć się oznaczać i nadawać rangi pracom które musimy zrobić. Każdy z Nas ma takie prace, które nie mogą czekać oraz takie które odłożymy na kolejny dzień czy dwa nic się nie wydarzy. Jednak póki nie określimy sobie jasno priorytetów, ciągle będziemy uważać, że wszystko jest bardzo ważne i będziemy zajmować się sprawami mało istotnymi, a te które naprawdę potrzebują naszej uwagi, zostaną wykonane później, kiedy nie mamy już tyle energii oraz czasu, To co najważniejsze zostanie potraktowane “na szybcika” a błahe rzeczy zostaną wykonane z największą starannością.

Asertywność

Nie umiesz mówić nie? Czas to zmienić. Niejednokrotnie widziałem, jak osoby brały na siebie kolejne zadania, chociaż już nie dawały rady z tymi które już miały. Bały się powiedzieć NIE swojemu przełożonemu i z zaciśniętymi zębami godzili się na wszystko. Są również osoby, które nie wyrabiają się ze swoją pracą a pomagają innym z ich zadaniami. Oczywiście taka postawa jest godna pochwały i oczywiście jak możemy sobie na to pozwolić to powinniśmy pomóc – słowo klucz pomóc – a nie zrobić za kogoś. To jest bardzo ważne. Pamiętaj, że czasami jednak trzeba powiedzieć sorry ale nie dam rady, mam za dużo na głowie, może później jak wywiąże się ze swoich obowiązków będę mógł Ci jakoś pomóc, na tą chwilę niestety nie dam rady. Wiele osób pewnie się obrazi, ale musisz wiedzieć co jest dla Ciebie ważne. Chcesz zostać po godzinach i nadrabiać czy realizować kolejne zadania narzucone przez przełożonego czy spędzić czas jak sam byś tego chciał.

A ty co jeszcze robisz aby lepiej i wydajniej pracować?